Reinigungskosten in der WEG korrekt umlegen

Die regelmäßige Reinigung von Treppenhaus, Fluren und Außenanlagen gehört zu den laufenden Kosten fast jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Damit es bei der Abrechnung keinen Streit gibt, sollten die Kosten korrekt erfasst, nachvollziehbar belegt und nach einem klaren Schlüssel verteilt werden. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick. Für die rechtssichere Einordnung im Einzelfall sind Verwaltung oder fachkundige Beratung zuständig.

Reinigung als laufende Betriebskosten

Kosten für die regelmäßige Gebäudereinigung zählen in der Regel zu den laufenden Bewirtschaftungskosten der Gemeinschaft. Dazu gehören typischerweise die Treppenhausreinigung, die Reinigung gemeinschaftlich genutzter Flure und Eingänge sowie wiederkehrende Außenreinigung. Diese Kosten werden über das Hausgeld bzw. die Jahresabrechnung auf die Eigentümer verteilt.

Im Verhältnis zu Mietern ist zusätzlich die Frage relevant, was umlagefähig ist. Regelmäßige Reinigungsleistungen sind erfahrungsgemäß umlagefähig, einmalige oder außergewöhnliche Maßnahmen dagegen häufig nicht. Diese Abgrenzung sollte im Zweifel geprüft werden.

Der Verteilerschlüssel

Wie die Kosten auf die einzelnen Einheiten verteilt werden, richtet sich nach dem in der Gemeinschaft geltenden Schlüssel. Gängig sind:

• Miteigentumsanteile (MEA): der gesetzliche Standard, sofern nichts anderes vereinbart ist.
• Wohnfläche: häufig in der Teilungserklärung oder per Beschluss festgelegt.
• Anzahl der Einheiten: bei vielen gleich großen Wohnungen manchmal praktikabel.

Maßgeblich ist immer, was Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung oder ein wirksamer Beschluss vorsehen. Ein einmal festgelegter Schlüssel sollte konsequent angewendet werden, damit die Abrechnung schlüssig bleibt.

Belege und Reinigungsnachweis

Eine saubere Abrechnung steht und fällt mit der Belegbarkeit. Eigentümer haben ein Recht auf Belegeinsicht, deshalb sollten zu den Reinigungskosten vorliegen:

• die Rechnungen des Dienstleisters,
• der zugrunde liegende Reinigungsvertrag mit Leistungsumfang und Frequenz,
• und idealerweise ein Reinigungsnachweis, der dokumentiert, wann gereinigt wurde.

Gerade der Reinigungsnachweis erspart Diskussionen. Wenn nachvollziehbar ist, dass an festen Tagen gereinigt wurde, lassen sich Beschwerden sachlich klären, statt sie zur Glaubensfrage werden zu lassen.

Was bei der Abrechnung hilft

Damit die Jahresabrechnung reibungslos läuft, helfen ein paar einfache Grundsätze: ein klar formulierter Reinigungsvertrag mit festgelegter Frequenz, ein fester Verteilerschlüssel, vollständige Rechnungen und eine getrennte Erfassung von laufender Reinigung und einmaligen Sonderleistungen. So bleibt erkennbar, welche Position umlagefähig ist und welche nicht.

Ebenfalls sinnvoll: regelmäßige Leistungen und Sonderleistungen sauber trennen. Eine Grundreinigung oder eine einmalige Bauschlussreinigung gehört nicht in denselben Topf wie die wöchentliche Treppenhausreinigung, schon weil die Umlagefähigkeit unterschiedlich zu beurteilen sein kann.

Konfliktfreie Abrechnung beginnt beim Dienstleister

Viele Streitpunkte entstehen gar nicht erst, wenn der Reinigungsdienstleister transparent arbeitet: nachvollziehbare Rechnungen, ein klar definierter Leistungsumfang und ein dokumentierter Reinigungsnachweis. Das erleichtert der Verwaltung die Abrechnung und gibt den Eigentümern Sicherheit. Welche Leistungen sich gut über die laufende Reinigung abbilden lassen, zeigt unsere Seite zur Unterhaltsreinigung.

A. E. Knop Gebäudereinigung ist seit 2001 in Hannover und der Region für Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften tätig und liefert feste Reinigungstage, klare Verträge und schriftliche Reinigungsnachweise, die Ihre Abrechnung tragen. Sprechen Sie uns für ein unverbindliches Angebot an.