Reinigungsfirma wechseln: Ablauf, Übergabe und Fallstricke
Woran ein nötiger Wechsel der Reinigungsfirma zu erkennen ist, was dabei rechtlich gilt (kein Betriebsübergang nach § 613a BGB), wie der Ablauf Schritt für Schritt funktioniert und was bei der Übergabe zu beachten ist.
Woran ein nötiger Wechsel der Reinigungsfirma zu erkennen ist, was dabei rechtlich gilt (kein Betriebsübergang nach § 613a BGB), wie der Ablauf Schritt für Schritt funktioniert und was bei der Übergabe zu beachten ist.
Ein Wechsel der Reinigungsfirma lohnt sich meist erst, wenn Probleme wiederholt auftreten und dokumentiert sind, nicht bei einer einzelnen Reklamation. Dieser Ratgeber zeigt die Warnsignale für einen nötigen Wechsel, was rechtlich beim Anbieterwechsel zu beachten ist, wie der Ablauf in der Praxis funktioniert und welche Checkliste die Übergabe reibungslos macht.
Darum geht es hier
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Wie läuft der Wechsel in der Praxis ab?
Der Ablauf folgt meist denselben Schritten, unabhängig davon, ob es sich um ein Bürogebäude, ein Mehrfamilienhaus oder eine Gewerbefläche handelt.
| Schritt | Was passiert | Üblicher Zeitrahmen |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | Vertrag prüfen, Kündigungsfrist ermitteln, Mängel dokumentieren | vor der Kündigung |
| Kündigung | Schriftliche, fristgerechte Kündigung an den bisherigen Anbieter | Tag 1 |
| Anbieterauswahl | Angebote einholen, Vor-Ort-Termin mit neuem Anbieter | Woche 1 bis 3 |
| Leistungsverzeichnis | Flächen, Intervalle, Sonderleistungen schriftlich festlegen | Woche 2 bis 3 |
| Übergabe | Schlüssel, Zugänge, Objektdokumentation an neuen Anbieter | letzte Vertragswoche |
| Start und Testphase | Erste Einsätze engmaschig kontrollieren, Feinjustierung | ab Vertragsstart |
Wichtig ist, die Kündigungsfrist des alten Vertrags und den geplanten Start des neuen Anbieters aufeinander abzustimmen. Eine Lücke ohne Reinigung lässt sich durch eine kurze Überschneidung beider Verträge oder eine einmalige Zwischenreinigung vermeiden.
Sechs Schritte von der Bestandsaufnahme bis zur Testphase – entscheidend ist, dass Kündigungsfrist und Start des neuen Anbieters lückenlos ineinandergreifen.
Woran erkennt man, dass ein Wechsel nötig ist?
Ein Wechsel lohnt sich meist erst, wenn Probleme wiederholt auftreten und dokumentiert sind, nicht bei einer einzelnen Reklamation. Typische Warnsignale sind: wiederkehrende Mängel trotz Rücksprache, kein fester Ansprechpartner, häufig wechselndes Reinigungspersonal ohne Ankündigung, fehlende oder unklare Leistungsnachweise, sowie Preiserhöhungen ohne erkennbare Leistungsanpassung.
Sinnvoll ist es, Mängel vor der Kündigungsentscheidung mindestens zweimal schriftlich anzumahnen und die Reaktion des bisherigen Anbieters zu dokumentieren. Das schafft eine saubere Grundlage für das Kündigungsschreiben und für Gespräche mit neuen Anbietern.
Bei vermieteten Objekten kommt ein weiterer Punkt hinzu: Beschwerden von Mietern über die Treppenhausreinigung häufen sich oft zuerst bei der Hausverwaltung, nicht direkt beim Reinigungsunternehmen. Wer diese Beschwerden sammelt und mit Datum dokumentiert, hat im Kündigungsfall eine belastbare Grundlage und kann dem neuen Anbieter genau zeigen, welche Bereiche besondere Aufmerksamkeit brauchen.
Was ist rechtlich beim Anbieterwechsel zu beachten?
Reinigungsverträge sind in der Regel Dienstverträge mit fester Laufzeit und vereinbarter Kündigungsfrist. Maßgeblich ist zunächst der Vertragstext, nicht das Gesetz: Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung (meist Schriftform) stehen im Vertrag. Fehlt eine vertragliche Regelung, gelten die gesetzlichen Fristen für Dienstverträge nach §§ 620, 621 BGB. Eine außerordentliche, fristlose Kündigung ist nur bei einem wichtigen Grund möglich, etwa bei gravierenden, wiederholten Vertragsverletzungen.
Ein häufiges Missverständnis: Der reine Wechsel des Reinigungsunternehmens gilt in der Regel nicht als Betriebsübergang im Sinne von § 613a BGB. Ein Betriebsübergang setzt voraus, dass wesentliche Betriebsmittel (zum Beispiel Maschinen, Material) oder ein wesentlicher Teil der eingearbeiteten Belegschaft mit übernommen werden. Bei einem gewöhnlichen Anbieterwechsel wird lediglich der Auftrag neu vergeben, das bisherige Personal wechselt nicht automatisch mit. Eine Übernahme einzelner Reinigungskräfte durch den neuen Anbieter ist möglich, aber freiwillig. Bei öffentlichen Aufträgen können Vergabebedingungen zusätzliche Vorgaben enthalten; das sollte im Einzelfall geprüft werden, im Zweifel mit rechtlichem Rat.
Welche Checkliste hilft bei der Übergabe?
Die Übergabe entscheidet meist darüber, ob der Wechsel reibungslos verläuft. Folgende Punkte sollten vor dem ersten Einsatz des neuen Anbieters geklärt sein:
- Schlüssel und Zugangsberechtigungen: Rückgabe vom alten Anbieter dokumentieren, bei Sicherheitsbedenken Schlösser oder Codes ändern.
- Objektzustand: Fotos und kurze Notizen zu Böden, Sonderflächen und bekannten Problemstellen.
- Leistungsverzeichnis: Flächen, Reinigungsintervalle (wöchentlich, 14-tägig oder nach Bedarf) und Sonderleistungen schriftlich fixieren.
- Ansprechpartner: Kontaktdaten für Reinigungspersonal, Objektleitung und Notfälle austauschen.
- Information an Mieter oder Mitarbeiter: Wechsel und neuen Ansprechpartner rechtzeitig ankündigen.
- Offene Mängel: Restarbeiten oder strittige Punkte mit dem alten Anbieter schriftlich abschließen.
Was kostet der Wechsel zusätzlich?
Der eigentliche Anbieterwechsel verursacht meist keine zusätzlichen Kosten, wenn Kündigungsfrist und Vertragsstart sauber aufeinander abgestimmt sind. Zusatzkosten entstehen vor allem, wenn beide Verträge sich kurzzeitig überschneiden oder wenn der neue Anbieter zu Beginn eine einmalige Grundreinigung durchführt, um einen sauberen Ausgangszustand herzustellen.
Als Orientierung für die laufenden Personalkosten gilt der Tarif für das Gebäudereinigerhandwerk (Rahmentarifvertrag, IG BAU/BIV): Lohngruppe 1 liegt bei 15,00 Euro pro Stunde ab dem 1. Januar 2026, Lohngruppe 6 bei 18,40 Euro pro Stunde. Seriöse Anbieter kalkulieren auf dieser Basis; ein Angebot deutlich darunter ist ein Warnsignal. Ein belastbares Preisangebot lässt sich ohnehin erst nach einem Vor-Ort-Termin erstellen, da Größe, Etagenzahl, Frequenz und Zustand des Objekts den Preis bestimmen.
Wechsel der Reinigungsfirma: Wann er sich lohnt
Ein Wechsel der Reinigungsfirma ist überschaubar, wenn Kündigungsfrist, Anbieterauswahl und Übergabe zeitlich sauber getaktet sind. Rechtlich handelt es sich meist um eine normale Vertragsbeendigung, keinen Betriebsübergang, das bisherige Personal wechselt also nicht automatisch mit. Nicht sinnvoll ist ein Wechsel bei einzelnen, kurzfristig behebbaren Problemen oder kurz vor einer ohnehin geplanten Neuausschreibung; hier lohnt sich meist zuerst das klärende Gespräch mit dem bestehenden Anbieter.
Anbieter wie A.E. Knop Gebäudereinigung Hannover setzen bei der Neuaufnahme eines Objekts auf einen kostenlosen Vor-Ort-Termin, ein schriftliches Festpreis-Angebot mit vollständigem Leistungsverzeichnis und einen festen Ansprechpartner statt Callcenter. Jeder Einsatz wird protokolliert und der Reinigungsnachweis im Hausflur ausgehängt, was die Übergabephase für neue Objekte erleichtert.
Häufige Fragen zum Wechsel der Reinigungsfirma
Kann ich sofort kündigen, wenn die Leistung schlecht ist? add
Muss der neue Anbieter das bisherige Personal übernehmen? add
Wie lange sollte man vor dem gewünschten Wechseltermin planen? add
Was passiert mit Schlüsseln beim alten Anbieter? add
Braucht man für den Wechsel zwingend mehrere Vergleichsangebote? add
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